Výsledky výzkumu "Administrativní činnosti základních škol"
Projekt Administrativní činnosti základních škol realizovala v letech 2020-2022 Jihočeská univerzita v Českých Budějovicích. Projekt byl realizován v rámci programu Technologické agentury ČR BETA2 a je v souladu se Strategii vzdělávání České republiky do roku 2030+ zaměřen na zmapování a snížení administrativní zátěže veřejných i neveřejných základních škol v České republice. Odkaz na materiály pod textem ke stažení.
Cíle a metody výzkumu
Projekt Administrativní činnost základních škol měl tři cíle.
Prvním cílem bylo identifikovat administrativní činnosti, jež vykonávají veřejné i neveřejné základní školy, popsat způsoby jejich výkonu a identifikovat případné rozdíly s ohledem na mateřský kraj, velikost školy či charakter zřizovatele.
Druhým cílem projektu bylo vytvořit základní klasifikaci toho, jak jednotlivé školy řeší rozdělení administrativy mezi zaměstnance školy.
Třetím cílem projektu potom bylo navrhnout konkrétní opatření vedoucí ke snížení administrativní zátěže základních škol.
Výzkum kombinoval kvalitativní metodu, spočívající v řízených rozhovorech a kulatých stolech s aktéry vstupujícími do administrativních činností na základních školách, a metodu kvantitativní. V rámci té byl získán dataset zahrnující roční snímek vykonávaných činností na 24 základních školách (ZŠ) ze čtyř krajů České republiky. Z každého kraje byly potom vybrány:
dvě školy zřizované obcí 1. stupně;
dvě školy zřizované obcí s rozšířenou působností;
dvě školy zřizované soukromým zřizovatelem.
Školy byly dále rozděleny dle počtu žáků do tří kategorií:
malá škola – do 250 žáků, tj. přibližně jedna třída na každý ročník;
středně velká škola – do 500 žáků, tj. přibližně dvě třídy na každý ročník;
velká škola – nad 500 žáků.
Obrázek 1 (ve studii): Přehled vzorku škol pro komparativní analýzu (seřazeno dle stoupajícího počtu žáků)
Klíčová zjištění
Výzkum přinesl řadu významných zjištění týkajících se administrativní zátěže na základních školách:
Zatímco celkový objem administrativní činnosti je přímo úměrný velikosti školy (větší škola = více minut), v relativních hodnotách jsou administrativou nejvíce zatíženy nejmenší školy, které vykazují největší počet minut strávených administrativou na jednoho žáka. Data přepočtená na žáka vykazují kvadratický trend, kdy od hranice 500 žáků začíná relativní čas strávený administrativní činností opět narůstat. V rámci čistě finanční administrativy je křivka lineární.
Obrázek 3 (ve studii): Celková doba vykázaných administrativních činností (přepočteno na žáka)
Obrázek 6 (ve studii): Závislost administrativní zátěže spojené s finanční agendou na velikosti školy (školy seřazeny dle velikosti, 1 - nejméně žáků)
Spektrum činností, jež jsou vyžadovány po osobách ve vedoucích pozicích škol a školských zařízení, je takřka neslučitelné s jejich kvalitním výkonem. To se týká zejména menších škol, kde má jednotlivé agendy na starosti přímo ředitel a nepřebírají je odborní pracovníci. I ve větších školách však mají ředitelé za danou agendu kontrolní i finální zodpovědnost a potřebují tak alespoň „provozní“ právní a procesní znalost vykonávaných činností.
Tento fakt s sebou nese i další úskalí, jako například vysoké odborné nároky na nově nastoupivší ředitele, jež se projevují ve výrazně vyšším objemu vykazovaných minut oproti ředitelům, kteří jsou ve funkci delší dobu. Až 90 % vedoucích pracovníků ZŠ poptává možnost konzultací a školení ve vybraných otázkách souvisejících s jejich agendou, zejména v oblasti legislativních změn.
Spektrum vykonávaných administrativních činností se s ohledem na velikost školy nemění, mění se pouze jejich objem. Ředitelé málotřídních škol většinou nemají možnost tyto činnosti delegovat na další pracovníky a kapacity pro zajištění administrativních činností mnohdy nemá ani jejich zřizovatel, jímž bývá malá obec. I v případech, kdy zřizovatel škole vypomáhá, nebývá tato pomoc systémová, ale škola o ni musí aktivně žádat.
Administrativní činnost ředitelů ZŠ je výrazně navyšována dalšími přidruženými aktivitami. Ačkoliv mají ředitelé větších škol k dispozici i více specializovaného personálu, přesto vždy zůstávají odpovědnou osobou, a to jak za školské činnosti (přidružená mateřská škola, školní jídelna atp.), tak za činnosti neškolské (např. sportovní areály v areálu školy fungující pro veřejnost). Velké množství neškolských středisek představuje významnou časovou zátěž pro vedoucí pracovníky školy, přičemž značná část těchto aktivit je spojena s přímou žádostí či nařízením ze strany zřizovatele.
Obrázky 9 a 10 (ve studii): Příklady dalších školských a neškolských aktivit u dvou veřejných základních škol
Duplicitní činnosti byly identifikovány takřka výhradně v oblasti výkaznictví, a to zejména ve vztahu ke zřizovateli. Typicky se jedná o žádosti o dodání výkonnostních ukazatelů, výčtové statistiky, informací z výroční zprávy atp., tedy informací, jež si může zřizovatel opatřit ze školou již zveřejněných dokumentů.
K výrazné duplicitě aktivit docházelo během zvládání pandemické situace (souběžné informování Krajské hygienické stanice, zřizovatele, Krajského úřadu, MŠMT a Odboru školství ORP).
Za duplicitu lze považovat i poskytování služby, například pokud velký zřizovatel doporučuje každé škole najmout vlastního právního poradce (zhruba na 0,1 úvazku). V případě zřízení pozice školského právníka na odboru školství či vysoutěžení jedné pozice soukromému subjektu by byl celkově vynaložen nižší objem prostředků.
Zatímco nadbytečné administrativní činnosti nebyly výzkumem identifikovány, ředitelé ZŠ často v rozhovorech vyjadřovali názor, že by řadu činností za jednotlivé školy mohl efektivněji zajišťovat zřizovatel (výkaznictví ve vztahu k „neškolské statistice,“ údržba a vybavení budov atp.).
Ačkoliv nebyl zjištěn zásadní rozdíl v objemu administrativních činností mezi skupinou veřejných a skupinou neveřejných škol, byly identifikovány poměrně velké rozdíly ve struktuře i celkovém časovém zatížení mezi jednotlivými školami bez ohledu na charakter zřizovatele.
Rostoucí množství administrativní činnosti, a to jak z hlediska časového zatížení, tak i šíře rozsahu, znesnadňuje zaměření ředitele na výchovně vzdělávací proces a na roli pedagogického leadera.
Jednotliví ředitelé se ve svém přístupu k administrativě významně liší. Z tohoto důvodu není možné výsledky výzkumu široce zobecnit.
Návrhy opatření
Systémová podpora kurzu dalšího vzdělávání vedoucích pracovníků ZŠ, zvýšená pomoc nastupujícímu řediteli v adaptačním období
Přetížení ředitelů malých škol lze řešit podporou vytváření svazkových škol, jež administrativní agendy sdružují či společně outsourcují
Podpora změny právní formy příspěvkové organizace na právní formu školské právnické osoby, která je v mnoha ohledech pro chod školy zjednodušující.
Povinnost zřizovatele při zakládání nové školy jasně definovat způsoby vykonávání podpůrných činností pro chod a provoz školy.
Povinnost zřizovatele jasně oddělit činnosti „školské“ a „neškolské“, včetně přesného definování odpovědnosti za administrativní úkony s nimi spojenými.
Podpora ustavení středního článku v regionech s důrazem na prezentaci nabídky cílové podpory (problémově i místně) a průběžné vyhodnocování potřeb.
Využívání již existujících elektronických evidenčních systémů zřizovateli omezí duplicitní vykazování dat (např. využívání Matriky MŠMT).
Přenos odpovědnosti za dílčí agendy na zřizovatele školy
Vytvoření podmínek pro zavedení specializované pozice „managera“ – administrativního leadera školy v závislosti na velikosti školy.
